Producto de las nuevas tecnologías, en la actualidad existe una gran diversidad de herramientas que permiten hacer un mejor uso y más eficiente de los recursos al interior de las organizaciones. Con ellas es posible disponer de espacios en común en la web a través de los cuales los diferentes equipos y departamentos de las empresas pueden trabajar de forma mucho más organizada y coordinada, al tiempo que evitan por ejemplo el uso exagerado del correo. Una herramienta que en cierto punto puede volverse ineficiente y poco útil, sobre todo cuando se trata de mantener enfocada a la organización en el trabajo y cumplimiento de sus proyectos.
Las siguientes plataformas constituyen espacios dentro de los cuales las empresas pueden trabajar coordinadamente en sus proyectos, asignar tareas específicas a diferentes áreas y miembros de la organización, y hacer un seguimiento efectivo a los trabajos sin perder detalle alguno, entre muchas otras cosas.
Aquí encontrará algunas herramientas para Project Management o “manejo de proyectos”:
Bitrix24: Un sistema de manejo de proyectos enteramente gratis hasta para 12 usuarios. A partir de un número superior, las empresas deberán empezar a usar el primer plan pago que ofrece Bitrix24 de US $39 al mes el cual permite incluir hasta un total de 24 personas.
Los usuarios pueden escoger entre usar Bitrix24 en la nube o disponer de él en el propio servidor de la empresa. Ofrece la posibilidad de crear diagramas de Gantt, diferentes opciones para la realización de tareas, hacer seguimiento a los tiempos asignados a tareas y proyectos así como planificar la carga de trabajo de los empleados. A través de sus opciones de chat, mensajería instantánea y videoconferencias, Bitrix24 facilita la comunicación con cada uno de los usuarios. Su versión gratuita ofrece 5 GB de almacenamiento en la nube para compartir documentos de manera fácil.
Las actualizaciones recientes brindan la posibilidad de planear la carga de trabajo del empleado lo que a su vez permite a los encargados de manejar los proyectos planear cierto número de horas para llevar a cabo una tarea y luego lo compara con el número de horas actuales gastadas por aquellos a quienes la tarea le fue asignada. Asimismo, estas han empezado a incluir la opción de hacer plantillas de tareas que a su vez contienen subtareas y checklists. Descubra Bitrix24 en https://www.bitrix24.com
2-Plan Project Management Software: Esta herramienta es una de las que destaca entre las distintas opciones de programas que existen de código abierto. Dispone de dos programas similares cada uno de los cuales es gratis. Estos son:
- 2-Plan Desktop: un sistema de manejo de proyectos descargable para instalar en el ordenador.
- 2-Plan Team: una herramienta de manejo de proyectos que funciona directamente en la web.
Si bien ambos programas pueden usarse de forma gratuita, algunas extensiones con que cuenta tienen costo.
En términos de funcionalidades y opciones, ambas herramientas son muy completas. En la versión de escritorio, los encargados de administrar los proyectos pueden generar gráficas animadas que permiten tener una completa visión de estos, crear eventos importantes y también sistemas de control.
Por el mismo hecho que las dos versiones que ofrece 2-Plan son muy completas, usar estos programas puede llegar a ser algo abrumador para muchos equipos si no se ha tenido experiencia en software de manejo de proyectos. Puede requerir tiempo aprender a manejarlo consultando sus extensos manuales. Más información en http://2-plan.com
Zoho Projects: Herramienta que permite planear proyectos, asignar tareas, comunicarse de forma efectiva con otras personas, estar al tanto de las actualizaciones que se realicen, y hacer seguimiento al progreso de los proyectos a través de reportes detallados. En todos los planes con que cuenta, se pueden agregar usuarios ilimitados sin necesidad de hacer pagos adicionales. La versión gratuita permite manejar un sólo proyecto y tener 10 MB de almacenamiento. Las cuentas pagas arrancan desde US $20 al mes, con ello los usuarios pueden ampliar el número de proyectos que pueden manejar de 1 a 20, y aumentar también la capacidad de almacenamiento (de 10 MB a 20 GB). Entre otras opciones, Zoho Projects incluye integración con Google Apps y Dropbox, seguimiento de inconsistencias y fallos, configuración de wikis para construir repositorios con información, foros, entre otras interesantes funcionalidades para manejar cualquier proyecto. Más información en https://www.zoho.com/projects/
BamBam!: A diferencia de Zoho Projects no limita el número de proyectos que se pueden realizar ni tampoco la cantidad de espacio que los usuarios pueden usar con su versión gratuita. En lugar de ello, restringe esta versión a 1o usuarios. Una vez se rebase dicha cantidad, las empresas que usen la herramienta deberán pasar a pagar US $70 al mes. Esta herramienta que está optimizada para un ágil desarrollo de los proyectos. Permite hacer seguimiento a los tiempos y también a errores e inconsistencias. Muy segura en cuanto al manejo de la información. Ofrece la posibilidad de crear permisos para los usuarios y permite a las personas encargadas de los proyectos invitar a clientes para ver el progreso en sus proyectos. Puede visualizar la web en la siguiente dirección: https://www.dobambam.com
Trello: Utilizando el método Kanban, Trello se ha convertido en un sistema de manejo de proyectos -desarrollado por un vicepresidente de Toyota- que permite a los usuarios mover tarjetas que representan tareas para crear una representación visual de la fase en la que se encuentra el desarrollo de un proyecto. Esta herramienta permite usuarios y proyectos ilimitados en su versión gratuita, pero sólo subir archivos adjuntos de hasta 10MB. Sin embargo si se desea ampliar esta capacidad a 250 Megas, se debe pagar US$ 8,33 por usuario por mes.
Desde la perspectiva visual, el sistema de tarjetas usado por Trello es muy atractivo en la medida que permite darse cuenta de forma rápida cuál es el estado de un proyecto y en qué se debe trabajar. Mientras por la parte frontal una especie de marca identifica cada tarjeta, el reverso puede llenarse con todo tipo de información como cuáles son las personas que están a cargo de cada tarea, algunas ideas, conversaciones o saber qué partes de la tarea han sido completadas usando una simple lista de verificación. Descúbrelo en https://trello.com
Basecamp: Es una de las herramientas líderes para el manejo de proyectos. Presenta una interfaz simple y fácil de usar para colaborar con equipos y clientes. También, brinda la posibilidad de crear múltiples proyectos, llevar a cabo discusiones, hacer listas de pendientes, manejar archivos, crear y compartir documentos, y realizar la programación de diferentes tareas. Dado que la plataforma es completamente responsive, los usuarios pueden manejar sus proyectos y revisar diferentes asuntos directamente desde su teléfono móvil. Los planes a contratar tienen precios que van desde los 20 dólares mensuales. Más información en https://basecamp.com
Podio: Una herramienta en crecimiento que permite a los negocios organizarse y comunicarse de mejor manera. Permite personalizar la plataforma según las necesidades de cada negocio para manejar mejor sus proyectos. Además de poder comunicarse en equipo, poder configurar el manejo de tareas, poderse usar como un sistema de almacenamiento de archivos y como una aplicación de manejo de proyectos que cuenta con la mayor parte de funcionalidades con que disponen la mayoría de herramientas de su tipo, Podio puede servir como una especie de intranet para interactuar con diferentes personas y departamentos al interior de la organización. También, puede transformarse en un CRM. Planes pagos desde US $9 al mes por empleado.
Descubre este software en https://podio.com
La tradición por supuesto esta en las herramientas de Oracle Primavera y MS Project, que se alinean y se orientan a las mejores practicas del PMI, sin embargo revisar estas nuevas aplicaciones puede ser de gran utilidad para su empresa.
Fuente: Juan José Isaza / http://bienpensado.com/las-mejores-herramientas-para-project-management/
